Politique de confidentialité

Version en date du 17/08/2020

 

Préambule 

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018 et vient compléter la législation en matière de protection des données à caractère personnel. 

Pour votre information, une donnée à caractère personnel correspond à toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres (nom, prénom, adresse, mail, téléphone, numéro de contrat, numéro CB, …).

Un traitement de données à caractère personnel désigne toute opération sur ce type de données (collecte, stockage, transmission, suppression, …, que cela soit sur papier ou informatique. Le responsable de traitement est la personne qui détermine ces finalités de chaque traitement et les moyens pour atteindre ces finalités. 

Pour la Société AUTORAMA (Ci-après « Autorama Guyane »), la protection de vos données est une priorité. Aussi, dans un souci de transparence, la présente Politique de Confidentialité a pour objectif notamment de vous expliquer pourquoi vos données personnelles sont collectées et traitées par Autorama Guyane, en sa qualité de responsable de traitement, comment celles-ci sont traitées, quels sont les droits dont vous disposez sur vos données et comment vous pouvez les exercer. 

Autorama Guyane se réserve le droit de modifier à tout moment la présente Politique de Confidentialité. Toute modification prendra effet immédiatement. 

Par conséquent, nous vous invitons à consulter régulièrement de notre Politique, accessible depuis toutes les pages du Site et ce, afin de vous tenir informé de la dernière version en ligne applicable. Pour les changements que nous estimons les plus significatifs, une notification sera faite sur le Site. Nous vous invitons également à vérifier la date indiquée sur la présente Politique afin de connaître la date de la dernière mise à jour. 

1. Pourquoi Autorama Guyane a-t-elle besoin de collecter vos données ?  

Les données que Autorama Guyane collecte sont nécessaires pour lui permettre de répondre aux finalités suivantes :

  • Répondre aux demandes reçues via les formulaires en ligne, 
  • Vous permettre la réservation en atelier en ligne,
  • Effectuer un suivi de votre navigation sur le site, 
  • Organiser des jeux-concours,
  • Effectuer les opérations relatives à la gestion commerciale concernant les contrats, le traitement des commandes, les livraisons, les factures, la comptabilité, et en particulier la gestion des comptes clients,
  • Gérer les impayés et les contentieux (ne portant pas sur des infractions et/ou n’entraînant pas une exclusion de la personne du bénéfice d’un droit, d’une prestation ou d’un contrat),
  • Gérer la tenue de la comptabilité générale et des comptabilités auxiliaires,
  • Mettre à disposition un Wi-Fi public gratuit,
  • Réaliser des enquêtes de satisfaction, gérer les réclamations (service client), 
  • S’assurer de la sécurité des biens et des personnes (notamment par la vidéoprotection),
  • Gérer les demandes de droit d’accès, de rectification et d’opposition.

 

De façon générale, Autorama Guyane ne traite aucune de vos données à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles elles ont été collectées, sauf accord préalable de votre part.

 

Pour ce qui concerne les données des Fournisseurs partenaires, 

  • Gérer les fichiers fournisseurs : effectuer les opérations administratives liées aux contrats, commandes ; livraisons et aux factures, à la comptabilité pour ce qui a trait à la gestion des comptes fournisseurs ; 
  • Entretenir une documentation sur les fournisseurs.

 

Pour ce qui concerne les données des candidats, 

  • Gérer les candidatures.

2.Quelles sont les données que Autorama Guyane collecte ? 

Autorama Guyane collecte différents types de données personnelles vous concernant :

  • Les données personnelles que vous nous communiquez directement :
  • Lorsque vous remplissez un formulaire (contact, demande de devis…)
  • Lorsque que vous souhaitez souscrire à un contrat,
  • Lorsque vous contactez le service client pour poser une question, introduire une réclamation, 
  • De façon générale, lorsque vous échangez avec Autorama Guyane de toute autre manière.

 

La communication de vos données personnelles est volontaire. Toutefois, certaines informations, identifiées par un astéristique, sont indispensables à Autorama Guyane pour traiter votre demande. Sans ces informations, Autorama Guyane ne pourra traiter votre demande. 

 

  • Les données personnelles qui nous sont communiquées 

 

Aucune donnée personnelle de nous sont transmises par des organismes tiers.

 

  • Les données personnelles que nous collectons automatiquement

Nous collectons automatiquement certaines informations vous concernant lorsque vous accédez au Site de Autorama Guyane, notamment, les informations sur votre navigation. Autorama Guyane utilise des cookies et d’autres technologies de suivi pour collecter des informations vous concernant lorsque vous interagissez avec le Site de Autorama Guyane. 

 

Pour en savoir plus sur les cookies et la manière de les désactiver, veuillez consulter la Politique Cookies. 

3.Sur quel fondement juridique repose les traitements de vos données ?  

Autorama Guyane collecte vos données personnelles pour les finalités décrites au point 1 de la présente Politique. Dans tous les cas, Autorama Guyane collecte vos données, uniquement lorsque leur collecte et leur traitement reposent sur un fondement juridique. 

L’exécution des relations contractuelles avec Autorama Guyane 

Vos données sont nécessaires à l’exécution du contrat auquel vous avez souscrit ou vous souhaitez souscrire. Sur cette base juridique contractuelle, tout refus de communiquer vos données personnelles empêchera la conclusion et l’exécution du contrat.

 

Le respect d’une obligation légale à laquelle est soumise Autorama Guyane

Certaines de vos données sont traitées par Autorama Guyane pour répondre à ses obligations légales, notamment :

  • Appliquer les règles comptables en vigueur (gestion des comptes clients, comptes fournisseurs),
  • Gérer les demandes de droit d’accès, de rectification et d’opposition,

Votre consentement

Sous réserve d’avoir obtenu votre consentement préalable, Autorama Guyane peut traiter vos données pour : 

  • Vous transmettre des offres commerciales sur ses produits et services, 
  • Déposer des cookies dans les conditions décrites dans la Politique Cookies.

 

À tout moment, vous pouvez revenir sur votre choix et retirer votre consentement, selon les modalités décrites dans la section 5.2 de la présente Politique, sans toutefois remettre en cause la légalité du traitement reposant sur le consentement et mis en œuvre avant le retrait. 

Les intérêts légitimes de Autorama Guyane

Autorama Guyane pourra traiter vos données personnelles aux fins de poursuite de son intérêt légitime notamment, pour :

  • La gestion du site web
  • La mise à disposition du Wi-Fi gratuit
  • L’organisation de jeux-concours
  • La mise en place d’un système de vidéoprotection
  • La collecte de candidature pour un emploi

4.Combien de temps sont conservées vos données ? 

Vos données sont conservées par Autorama Guyane pendant le temps nécessaire à la réalisation des finalités visées au point 1 des présentes, majorées des délais légaux de prescription. 

 

En matière de cookies. 

Autorama Guyane pourra conserver les données pendant 13 mois. 

 

En matière de gestion commerciale et prospection commerciale. 

Les données vous concernant et nécessaires à l’exécution d’un contrat sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle. Elles peuvent également être conservées par Autorama Guyane pour la gestion des activités commerciales, y compris pour celles relatives à la prospection commerciale, pour une durée de 3 ans à compter du dernier contact que vous avez eu avec Autorama Guyane (par exemple, si vous êtes client, un achat ou la date d’expiration d’une garantie ou, si vous êtes prospect, un clic sur un lien hypertexte contenu dans un courrier électronique). Après l’exécution du contrat, Autorama Guyane pourra être amenée à archiver certaines de vos données pour répondre à des obligations comptables ou fiscales ou à des fins probatoires, en cas de litige ou de réclamation, dans la limite du délai de prescription applicable.

 

En matière de comptabilité. 

Autorama Guyane pourra conserver les données pendant 10 ans.

 

En matière de recrutement.

Sauf avis contraire de la part du candidat, Autorama Guyane conservera son dossier pendant deux ans afin de reprendre contact avec lui si son profil correspond à l’une des recherches futures de Autorama Guyane. A l’issue de ce délai de deux ans, ses données seront automatiquement détruites, sauf accord formel de sa part.

 

En matière de vidéoprotection. 

Autorama Guyane s’engage à ne pas conserver les images de vidéoprotection qu’elle enregistre pendant plus d’un mois. 

 

Pour de plus amples informations sur les durées de conservation de vos données, vous pouvez vous rapprocher du DPO de Autorama Guyane (Cf. Art. 5.2 de la présente Politique). 

5.Quels sont vos droits et comment les exercer ? 

5.1. Vos droits sur vos données

 

Droit d’accès à vos données 

Vous pouvez obtenir de Autorama Guyane la confirmation que vos données sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès à l’ensemble des données et informations détenu par Autorama Guyane. 

 

Droit de rectification de vos données 

Vous pouvez obtenir de Autorama Guyane, dans les meilleurs délais, la rectification des données vous concernant qui seraient inexactes ou erronées. Vous pouvez également demander que vos données soient complétées, le cas échéant. 

 

Droit à l’effacement de vos données 

Sauf exceptions légales, vous pouvez demander à Autorama Guyane l’effacement, dans les meilleurs délais, de vos données, si notamment, vous estimez que le traitement réalisé par Autorama Guyane sur vos données n’est plus nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. 

 

Droit à la portabilité de vos données 

Vous avez la possibilité de récupérer une partie de vos données dans un format ouvert et lisible par une machine ou de demander à Autorama Guyane de les transmettre à un autre organisme. Seules sont concernées par ce droit, les données que vous avez fournies activement et consciemment à Autorama Guyane (par exemple, les données que vous avez renseignées dans un formulaire en ligne) ou les données générées lors de l’utilisation d’un service ou d’un dispositif dans le cadre de la conclusion ou de la gestion de votre contrat, et qui sont traitées de manière automatisée, sur la base du consentement ou de l’exécution d’un contrat.

Droit d’opposition 

Vous pouvez vous opposer à ce que vos données soient utilisées par un organisme pour un objectif précis. Vous devez alors mettre en avant des raisons tenant à votre situation particulière, sauf en cas de prospection commerciale, à laquelle vous pouvez vous opposer sans motif. En cas de traitement de vos données à des fins de prospection commerciale, vous pouvez vous y opposer, à tout moment (Voir point 5.2 de la présente Politique), tout comme vous pouvez vous opposer à tout moment au dépôt de cookies (cf. Article 10 de la présente Politique). 

Droit à la limitation du traitement de vos données 

Vous pouvez demander à Autorama Guyane de conserver vos données sans pouvoir les utiliser, dans l’un des cas suivants :

  • vous contestez l’exactitude des données utilisées par Autorama Guyane, 
  • vous vous opposez à ce que vos données soient traitées,
  • en cas d’usage illicite mais vous vous opposez à leur effacement, 
  • vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

 

Droit de retirer votre consentement au traitement de vos données 

Lorsque le traitement de vos données personnelles est fondé sur votre consentement (envoi de nos offres commerciales électroniques, par exemple), vous avez la possibilité de retirer, à tout moment, votre consentement (Voir point 5.2 de la présente Politique). 

De même, pour retirer votre consentement aux cookies, vous pourrez le faire selon les modalités mentionnées dans laPolitique Cookies.

Droit de donner des directives post mortem 

Vous avez la possibilité de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données après votre décès. Ces directives définissent la manière dont vous souhaitez que soient exercés, après votre décès, vos droits sur vos données. Vous pouvez nous transmettre ces directives en adressant un courrier, au DPO de Autorama Guyane (Cf. Art. 5.2) mentionnant en objet « Directives post mortem ». Vous pouvez, à tout moment, modifier ou révoquer vos directives.

 

Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL

Si vous considérez que vos droits ne sont pas respectés ou que la protection de vos données n’est pas assurée conformément au RGPD, vous pouvez, à tout moment, introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL), directement sur le Site de la CNIL ou par voie postale à : CNIL – 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07.

5.2. L’exercice de vos droits

 

Pour exercer l’un de vos droits, adressez votre demande à : dpo@gbh.fr ou Société AUTORAMA – A l’attention du DPO – ZI Collery Est, 16-18 rue des Fourmis Manioc – 97300 CAYENNE.

  

Toute demande doit préciser, en objet, le motif de la demande (exercice du droit d’accès, d’opposition, …) et la société concernée par la demande. La demande doit également être accompagnée d’un justificatif d’identité et préciser l’adresse à laquelle doit parvenir la réponse. 

 

Autorama Guyane vous adressera sa réponse dans un délai maximum d’un (1) mois, à compter de la date de réception de votre demande. Ce délai peut toutefois être prolongé de deux (2) mois en raison de la complexité et du nombre de demandes. 

 

Si vous estimez, après avoir contacté Autorama Guyane, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

 

De manière générale, pour toute question relative à la présente politique de protection des données ou pour toute demande relative à la gestion de vos données personnelles par Autorama Guyane, vous pouvez adresser votre demande par email ou par courrier, comme indiqué ci-dessus.

6.Avec qui Autorama Guyane partage-t-elle vos données ? 

Autorama Guyane est également susceptible de transmettre vos données aux entités suivantes lorsque cela est rendu nécessaire pour répondre à l’une des finalités visées au point 1 des présentes :

En matière de gestion des fichiers clients et prospects, peuvent avoir accès à vos données ou être destinataires de vos données :

  • le personnel habilité du service marketing, du service commercial, des services chargés de traiter la relation client, des services administratifs, des services logistiques et informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques ;
  • le personnel habilité des services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes du contrôle…) ;
  • le personnel habilité des sous-traitants dès lors que le contrat signé entre les sous-traitants et le responsable du traitement fait mention des obligations incombant aux sous-traitants en matière de protection de la sécurité et de la confidentialité des données (article 28 RGPD) et précise notamment les objectifs de sécurité devant être atteints ;
  • les organismes, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels, dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances.

 

En matière de gestion des fichiers fournisseurs, vos données peuvent être transmises :

  • aux personnels chargés du service des achats, des services administratifs et comptables, leurs supérieurs hiérarchiques ainsi que les personnes liées contractuellement à l’entreprise ou à l’organisme pour assurer sa comptabilité ;
  • aux personnes chargées du contrôle (commissaires aux comptes, experts-comptables, service chargé des procédures internes de contrôle);
  • aux entreprises extérieures liées contractuellement pour l’exécution du contrat ;
  • aux organismes publics, exclusivement pour répondre aux obligations légales ;
  • aux auxiliaires de justice et les officiers ministériels dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances ;
  • aux organismes financiers teneurs des comptes mouvementés.
  • En matière de recrutement, les données des candidats sont destinées au service RH de Autorama Guyane.

 

En matière de recrutement, les données des candidats sont destinées au service RH de Autorama Guyane. Elles peuvent être communiquées, avec l’accord du candidat aux sociétés membres du réseau GBH.

7.Vos données sont-elles transférées hors UE ?

Vos données sont hébergées sur des serveurs sécurisés et situés en France.  Si vos données venaient à être transférées hors UE, par le biais de nos sous-traitants notamment, nous apporterions une attention toute particulière à ce que ces derniers traitent vos données dans le plus strict respect de la règlementation en vigueur en matière de protection des données personnelles. Dans le cas où ces derniers seraient situés dans un pays ne faisant pas l’objet d’une décision d’adéquation par la Commission Européenne, reconnaissant un niveau de protection équivalent à celui prévu par l’Union Européenne, un contrat-type sera rédigé afin de se conformer au modèle établi par la Commission Européenne.

8.Comment Autorama Guyane sécurise-t-elle le traitement vos données ?

Autorama Guyane met en œuvre toutes les mesures techniques, physiques et organisationnelles pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données lors de la collecte, du traitement et du transfert de vos données. 

Les infrastructures de Autorama Guyane sont protégées contre les logiciels malveillants (virus, spyware, …). L’accès physique et distant aux serveurs hébergeant les données est contrôlé. Des tests d’intrusion sont réalisés, ainsi que des sauvegardes régulières avec des tests de restauration. La sécurité de votre terminal, à partir duquel vous vous connectez à notre Site, relève de votre responsabilité.  

Dans le cas où Autorama Guyane serait susceptible de faire appel à des prestataires pour traiter une partie de vos données, elle s’engage à vérifier qu’ils présentent des garanties suffisantes pour assurer la protection des données personnelles qui leur sont confiées et à leur faire signer des clauses de confidentialité conformes à l’article 28 du RGPD.

En cas de violation de données à caractère personnel, c’est-à-dire en cas d’incident de sécurité, d’origine malveillante ou non et se produisant de manière intentionnelle ou non, ayant comme conséquence de compromettre l’intégrité, la confidentialité ou la disponibilité de vos données personnelles, nous nous engageons à respecter les obligations suivantes :

 

POUR VOUS, LA VIOLATION DES DONNEES ENGENDRE AUCUN RISQUE UN RISQUE UN RISQUE ELEVE 
Documentation interne, dans le « registre des violations » X X X
Notification à la CNIL, dans un délai maximal de 72h X X
Nous vous en informons dans les meilleurs délais X

Le « registre des violations » contient les éléments suivants :

  • la nature de la violation ;
  • les catégories et le nombre approximatif des personnes concernées ;
  • les catégories et le nombre approximatif de fichiers concernés ;
  • les conséquences probables de la violation ;
  • les mesures prises pour remédier à la violation et, le cas échéant, pour limiter les conséquences négatives de la violation ;
  • le cas échéant, la justification de l’absence de notification auprès de la CNIL ou d’information aux personnes concernées. 

Pour autant, et conformément à la réglementation en vigueur, Autorama Guyane n’est pas tenue de vous informer d’une violation dans les cas suivants :

  • vos données à caractère personnel sont protégées par des mesures les rendant incompréhensibles pour toute personne qui n’est pas autorisée à y avoir accès ;
  • des mesures ont été prises afin que le risque ne soit plus susceptible de se matérialiser ;
  • cette communication exige pour Autorama Guyane des efforts disproportionnés, ne disposant notamment d’aucun élément permettant de vous contacter pour vous en informer.

9.Champs obligatoires 

Les champs indiqués par un astérisque dans nos formulaires sont obligatoires. Les conséquences en cas de défaut de réponse sont uniquement l’absence de prise en compte de votre demande. L’obligation de fourniture des données demandées est contractuelle, car nécessaire à l’exécution du contrat auquel vous être partie ou de mesures précontractuelles réalisées à votre demande, notamment en cas de demande d’informations ou de devis concernant nos produits et services. 

10.Politique Cookies

Politique Cookies.

11.Réseaux Sociaux

Autorama Guyane est présente sur les Réseaux Sociaux via les pages Facebook et Instagram. 

L’accès aux pages implique au préalable votre acceptation des conditions contractuelles de Facebook et d’Instagram, incluant leurs engagements au regard du RGPD pour les traitements effectués par ces derniers, et ce indépendamment de notre page. Pour en savoir plus sur la protection de vos Données Personnelles lors de la navigation sur Facebook, Autorama Guyane vous invite à consulter la politique de confidentialité de :

  • Facebook
  • Instagram

Autorama Guyane pourra être amenée, dans le cadre de l’organisation de jeux concours, à collecter vos noms, prénom, date de naissance, photographie éventuelle du profil, sexe, réseaux, Identifiant utilisateur du Réseau Social, Facebook et toutes informations rendues publiques et plus généralement des Données Personnelles.

12.Privacy by Design/by Default

Autorama Guyane s’engage à intégrer la protection des données à caractère personnel dès la conception d’un projet, d’un service ou de tout autre outil lié à la manipulation de données personnelles, notamment la minimisation des données à caractère personnel, la limitation des finalités de la collecte de données, le respect de l’intégrité et de la confidentialité des données, la limitation des durées de conservation.

13.Accountability

Afin de respect de principe d’Accountability, Autorama Guyane :

  • Adopte des procédures internes dans le but d’assurer le respect du règlement (charte informatique, charte de protection des données à caractère personnel) ;
  • Conserve une trace documentaire de tout traitement effectué sous sa responsabilité ou de celle du sous-traitant (tenue du registre des traitements, accords de confidentialité des salariés et des prestataires, politique de sécurité de l’entreprise, procédures de gestion des demandes d’accès, de rectification, d’opposition…) ;
  • Réalise des analyses d’impact (PIA) pour les traitements présentant des risques particuliers au regard des droits et libertés.

L’objectif est de fournir une documentation riche permettant de démontrer à tout instant le respect des règles relatives à la protection des données.